RESOLUÇÃO Nº 030/83

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE DO RIO GRANDE

CONSELHO DEPARTAMENTAL

RESOLUÇÃO Nº 030/83

 

Dispõe sobre "Normas para arquivamento de documentos".

 

O Reitor da Universidade do Rio Grande, na qualidade de Presidente do Conselho Departamental, da Universidade do Rio Grande, no uso das suas atribuições e, de acordo com a decisão do CONSELHO DEPARTAMENTAL, em reunião realizada no dia 19 de agosto de 1983, nesta data,

 

R E S O L V E :

 

Art. 1º - Colocar em vigor a "Norma para Arquivamento de Documentos", conforme texto em anexo.

Art. 2º - A presente Resolução entra em vigor a partir desta data, revogadas as disposições em contrário.

 

Reitoria da Universidade,

em 29 de agosto de 1983.

 

Prof. Fernando Lopes Pedone

PRESIDENTE DO CODEP

(a via original encontra-se assinada)

 

"NORMA PARA ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS"

I

NORMAS GERAIS

 

1

Não encaminhar ao arquivo retrospectivo duplicata de documentos, tais como ofícios circulares, memorandos, cartas, etc.

 

2

Não encaminhar ao arquivo retrospectivo papéis usados para simples comunicação, aviso, solicitação, informação, etc.

 

3

O arquivo retrospectivo deverá selecionar toda a documentação a ser arquivada verificando a possibilidade de já possuir documento semelhante. Em caso de constar a duplicidade poderá eliminar o documento, de comum acordo com o setor que o remeteu.

II

DOCUMENTOS DA REITORIA

 

1

DOCUMENTOS QUE DEVEM SER PASSADOS AO ARQUIVO RETROSPECTIVO

 

 

  1. Uma via de toda a documentação que gerou normas para a administração da Universidade, tais como: atas de reuniões, atos executivos, resoluções, portarias, ofícios ou ofício circular.

 

 

  • Documentos originais ou cópia que caracterize mudanças na estrutura da Universidade ou de seu quadro de pessoal docente, técnico ou administrativo.
  •  

     

  • Citações ou laureais que sejam concedidas à Universidade por entidades públicas ou privadas.
  •  

    2

    DOCUMENTOS QUE PODEM SER ELIMINDADOS

     

     

    Correspondência externa ou interna, que vise simples comunicação ou informação de eventos ou ocorrências, que não tragam influência a estrutura da Universidade e de seu quadro de pessoal.

    III

    DOCUMENTOS DA SUB-REITORIA DE ENSINO E PESQUISA (SREP)

     

    1

    ÁREA DE ENSINO

     

     

    1. Deverá ser preservada toda a documentação que caracteriza a passagem do aluno por esta Universidade e, que influenciou em sua aprovação.

     

     

  • A documentação referente aos alunos formados ou que se afastam da Universidade será concentrada na Divisão de Registro Acadêmico,(DRA) pelo tempo que for viável passando a seguir ao arquivo retrospectivo da Universidade. ao passar esta documentação ao arquivo retrospectivo poderão ser eliminados os documentos que:
    • estejam em duplicata;
    • não caracterize a entrada do aluno na Universidade, assim como a sua formatura e, não influencie diretamente no seu Currículo Escolar.

     

     

    1. Deverão ser arquivados todos os documentos que formarem os processos para implantação, reformulação ou fechamento de Cursos na Universidade.

     

    2

    DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

     

     

    1. Só deverão passar ao arquivo retrospectivo documentos originais ou cópias, que representem alterações na estrutura da SREP, dos Departamentos ou das Comissões de Cursos.

     

     

  • Toda a documentação relativa a pessoal administrativo deverá ser enviado à Divisão de Pessoal da SRA, ao invés do arquivo retrospectivo.
  •  

     

  • Documentação relativa a professores deverá ser enviada ao arquivo retrospectivo, desde que não tenha duplicata na Divisão de Pessoal e que represente documento para o Currículo do professor ou para história da Universidade
  • IV

    DOCUMENTOS DA SUB-REITORIA ADMINISTRATIVA (SRA)

     

    1

    DOCUMENTAÇÃO DA ÁREA DE PESSOAL

     

     

    1. Deverá ser preservada por tempo indeterminado a documentação pessoal de cada funcionário, podendo ser passada ao arquivo retrospectivo, após o desligamento do mesmo.

     

     

  • Poderão ser eliminados todos os documentos que apresentem duplicatas que não caracterize alteração na folha de trabalho do funcionário ou que já tenha vencido o seu prazo de carência segundo a legislação.
  •  

    2

    ÁREA ADMINISTRATIVA

     

     

    Deverão ser passados ao arquivo retrospectivo todos os documentos originais, ou cópias que caracterizem mudança na estrutura da Universidade ou de seu quadro de pessoal docente, técnico ou administrativo e que não tenham sido arquivados pelo Gabinete da Reitoria.

    V

    DOCUMENTOS DA SUB-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO

     

    A

    Deverá ser arquivada toda a documentação que demonstre a evolução física da Universidade sendo esta passada ao arquivo retrospectivo somente quando for julgada desnecessária ao setor.

     

    B

    Poderão ser eliminadas todas as duplicatas de documentos que possuam originais copiativos.

    VI

    DOCUMENTAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS

     

    1

    DOCUMENTAÇÃO REFERENTE AOS ALUNOS

     

     

    A

    PROVAS E/OU TAREFAS

     

     

     

    Considerando o grande número de alunos, as dificuldades de organizar adequadamente esta matéria e a não existência de lei ou norma que determine o encaminhamento que deverá ser dado as provas e/ou tarefas escritas fica estabelecido o seguinte procedimento:

    1. que sejam feitas com rigor as anotações nas planilhas finais onde constam a avaliação e a freqüência dos alunos, não sendo admitido rasuras ou emendas, bem como sejam recolhidas as assinaturas dos alunos nas atas de presença durante a realização das respectivas provas e/ou tarefas.
    2. após a realização de cada prova e/ou tarefa, os professores entregarão as notas na Secretaria do Departamento num prazo máximo de 10(dez) dias, quando se tratar de notas parciais e até 5(cinco) dias quando se tratar de notas de exames e/ou tarefas finais.
    3. o resultado e/ou nota de cada prova e/ou tarefa será publicado pelo Departamento até 10(dez) dias após a realização da prova e/ou tarefa, quando se tratar de prova e/ou tarefa correspondente a nota parcial, e, até 5 (cinco) dias após a realização quando se tratar de exames e/ou tarefas finais. Quando uma prova e/ou tarefa for marcada para os últimos 9(nove) dias letivo o resultado e/ou nota será publicado até 4 (quatro) dias após o término do período letivo.
    4. após a publicação do resultado e/ou nota a prova e/ou tarefa escrita ficará à disposição do aluno para ser examinada com o professor da disciplina ou com outro professor que trabalhe na mesma matéria. Caso não haja concordância de parte do aluno, este poderá pedir revisão de prova e/ou tarefa escrita, conforme a Resolução nº 031/81 de 13.10.81 do COEPE. Após este prazo a prova e/ou tarefa escrita não será mais passível de exame nem individualmente, nem por comparação.
    5. após transcorridos os prazos para recursos, os professores devolverão as provas e/ou tarefas escritas aos alunos até o final do semestre letivo.
    6. as provas e/ou tarefas escritas que não forem desenvolvidas serão entregues a Secretaria do Departamento no início do semestre seguinte, ficando as mesmas a disposição dos alunos pelo prazo de (seis) meses.
    7. o Departamento poderá enviar ao arquivo retrospectivo provas e/ou tarefas dos alunos nas seguintes hipóteses:
    • provas e/ou tarefas que foram julgados pelos professores do Departamento como de grande criatividade ou inovar em termos de técnica ou conteúdo ou que sirva para futuras avaliações da técnica de ensino usada no momento;
    • trabalho de pesquisa que o Departamento julgue que poderá contribuir para a formação da História da Instituição da Região do Estado ou do País.

     

     

    B

    OUTROS DOCUMENTOS RELATIVOS AOS ALUNOS

     

     

     

    Devemos arquivar toda a documentação que caracterize a passagem do aluno no Departamento, guardando-se apenas uma via de cada documento, eliminando-se as duplicatas, ou aqueles que já estejam arquivados na DRA. Em caso de dúvida quanto à necessidade de arquivar um determinado documento, consultar a DRA.

     

     

    C

    DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO ARQUIVO RETROSPECTIVO APÓS A CONCLUSÃO DOS SEMESTRES.

     

     

     

    1. todas as atas de presença das provas e/ou tarefas, ficarão arquivadas por tempo indeterminado;
    2. cadernos de chamada poderão ser eliminados depois de um prazo de 5(cinco) anos;
    3. pedidos de Regime Domiciliar (RED) e outros documentos que evidenciem a presença e a aprovação de um aluno em condições especiais, ficarão arquivados por tempo indeterminado;
    4. atas relativas a seleção de alunos para Bolsa Trabalho ou Monitoria quando em forma de documento original, ficarão arquivadas por tempo indeterminado.

     

     

    C

    DOCUMENTOS QUE PODEM SER ELIMINADOS APÓS A CONCLUSÃO DOS SEMESTRES

     

     

     

    Solicitação de 2ª chamada de 1ª e 2ª Revisão.

     

    2

    DOCUMENTOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA NO DEPARTAMENTO

     

     

    A

    DOCUMENTOS RELATIVOS AOS PROFESSORES

     

     

     

    1. Documentação de caráter particular - Toda a documentação que diga respeito a um professor deverá ficar arquivado no Departamento em pasta individual. Esta pasta poderá acompanhar o mesmo em caso de transferência para outro Departamento. Em caso de afastamento esta documentação será enviada ao arquivo retrospectivo, onde ficará a disposição para consulta. Para evitar duplicatas, antes enviar esta documentação ao arquivo retrospectivo podemos consultar a Divisão de Pessoal e, eliminar os documentos que ali já se encontram arquivados. Estas documentações deverão ser arquivadas por tempo indeterminado.
    2. Documentos de Caráter Geral - Toda a documentação que diga respeito a um grupo de professores ou a todos os professores do Departamento deverá ser arquivada em uma pasta específica, que ficará junto com as pastas individuais dos professores. No caso de transferência interna do professor, ou afastamento, será anexada à sua pasta individual uma cópia dos documentos que lhe digam respeito.
    3. Boletins de Efetividade - Tratando-se de documento que tem seu original arquivado da Divisão de Pessoal poderá ser eliminado ao final de cada ano.
    4. Cadernos de ponto - serão conservados por 2 (dois) anos podendo ser após eliminados.

     

     

    B

    DOCUMENTOS EM GERAL DO DEPARTAMENTO

     

     

     

    1. Documentos que devem ser arquivados no Departamento, para uso do mesmo, mas não devem ser enviados ao arquivo retrospectivo;
    • Cópias de Atos Executivos;
    • Cópias de Atas dos Conselhos Universitário, Departamental e Ensino, Pesquisa e Extensão;
    • Termos de empréstimo de equipamento ou material;
    • Atas das reuniões do Departamento e seu Colegiado;
    • Cópias de Resoluções;
    • Planos de Atividades e Orçamento do Departamento;
    • Programa das diversas disciplinas;
    • Oferta de disciplinas;
    • Solicitação das Comissões de Curso sobre oferta de disciplinas;
    • Relação de disciplinas ofertadas com seus respectivos professores.
    1. Documentos que podem ser eliminados após 2(dois) anos;
    • Pedidos de Material;
    • Notas de Fornecimento;
    • Listagem de equipamentos fornecida anualmente pelo patrimônio;
    • Convocações para reuniões;
    • Solicitação de serviços internos;
    • Solicitações de salas para realização de provas;
    • Cópias de ofícios circulares de caráter informativo distribuídos pela Reitoria e Sub-Reitorias;
    • Correspondência externa de caráter informativo;
    • Cópias de ofícios que tenham caráter informativo;
    • Documentos diversos após uma rigorosa triagem podem ser eliminados ou passado a "C".
    1. Documentos que podem ser enviados ao arquivo retrospectivo:
    • Correspondências recebidas da Reitoria e Sub-Reitoria Administrativa, Ensino e Pesquisa e Planejamento e Desenvolvimento que se dirijam especificamente ao Departamento (originais) que caracterize mudanças na estrutura do Departamento ou em seu quadro de pessoal;
    • Correspondência externa recebida ou enviada que tenham repercussão no Departamento, em seu quadro de pessoal, expansão ou entrada de recursos;
    • Cópia de ofício enviado às Sub-Reitorias ou ao Gabinete do Reitor que trate sobre situação de funcionários e professores ou que proponham alterações no quadro de pessoal ou na estrutura do Departamento.

     

    VII

    DOCUMENTOS DO COLÉGIO TÉCNICO INDUSTRIAL (CTI)

     

    Serão usados os mesmos critérios adotados para os Departamentos.

    VIII

    DOCUMENTOS GERADOS ATÉ 1983

     

    1. o material que se encontra no atual arquivo retrospectivo deverá ser organizado e selecionado, conforme o aprovado pelo CONSELHO DEPARTAMENTAL (CODEP), Ata n.027/83 de 15.04.83;
    2. todos os documentos considerados úteis deverão ser convenientemente catalogados e arquivados;
    3. todos os documentos que não apresentem valor prático ou
    4. histórico poderão ser eliminados;
    5. cadernos de chamada só poderão ser eliminados quando forem verificadas que todas as informações neles existentes, tanto em relação a docente como a discente, já foram repassados a outros documentos que permaneçam arquivados.